Les vacances et leur gestion

Date de référence

Les dates de référence pour les vacances, selon la loi, sont du 1er mai au 30 avril au Québec. Ces dates peuvent différer selon la province.

La date de référence peut être modifiée à partir de l’onglet « Informations de paie » de l’écran « Modifier les informations de l’entreprise ».

Ainsi, l’accumulation des vacances s’effectue à chaque paie de l’année de référence selon le pourcentage auquel chaque employé a droit, et qui est précisé pour chacun à l’onglet « Paie » de l’écran « Modification de l’employé ».

Montant

Le montant de vacances auquel un employé aura droit en juillet 2017 est celui accumulé au 30 avril 2017 (si votre date de référence est le 30 avril), tel qu’indiqué au rapport de vacances.

Le rapport de vacances indique également le montant accumulé à ce jour (vacances accumulées), et c’est ce montant qu’il faut payer en tant qu’indemnité de départ lorsque l’employé quitte son emploi.

La catégorie de paie associée à l’élément de paie utilisé lors de la production des paies déterminera si le montant de revenu est assujetti aux vacances et donc, sera pris en compte pour provisionner le montant. Par exemple, les vacances payées, tout comme le salaire, donnent droit à des vacances pour l’année suivante tandis qu’une indemnité de départ de fin d’emploi n’est pas assujettie aux vacances.

À chaque paie, vous avez l’heure juste sur les montants accumulés et retranchés, de même que sur les talons de paie.

Durée des vacances

La durée des vacances n’est pas nécessairement équivalente au montant. En effet, puisque le montant contient au prorata tous les montants payés à l’employé (les bonis, le temps supplémentaire, etc.), il peut être plus élevé que celui d’une paie régulière. Nubis vous assiste donc et vous propose lors de la sélection d’un élément de paie de type vacances en vous offrant le montant cumulé à la fin de la période de référence précédente. Si vous en payez plus, Nubis vous avertit mais ne vous empêche pas.

De même, le paiement des vacances en indemnités de départ ira automatiquement s’ajouter à la case 17A du Relevé d’emploi. Il est donc primordial d’utiliser le bon élément de paie correspondant à la situation au moment de produire la paie.

Rapport de vacances

Pour connaître le montant d’indemnité de vacances accumulées par les employés, le logiciel de paie Nubis calcule pour vous le montant auquel chaque employé a droit. Il varie selon le salaire gagné pendant l’année de référence en application. Vous pouvez le voir facilement en imprimant le rapport de vacances.

Également, lorsque vous créez une paie de vacances, Nubis remplit pour vous le montant que l’employé a droit lorsque vous ajoutez l’élément de paie « Revenu – Vacances » (Vous pouvez toujours modifier les montants affichés avant de produire la paie).

Ajuster les vacances

Les vacances accumulées avant votre migration vers Nubis peuvent être ajoutées à tout moment. Pour ce faire, vous devez aller à l’écran « Employés » et cliquer le sous-menu « Ajustement des cumulatifs » apparaissant sous le nom de l’employé.  Il suffit ensuite d’aller à l’onglet « Vacances accumulées » et de mettre le montant à jour. À l’enregistrement, Nubis créera une transaction d’ajustement pour que les nouveaux montants soient valides.

Impact comptable

Voici quelques renseignements comptables concernant le paiement des vacances.

Les vacances accumulées sont provisionnées dans un compte de passif au crédit. Lorsqu’elles sont versées, le compte de passif est débité. Par contre, il y a une façon de faire en sorte que la dépense de vacances soit imputée à un compte spécifique selon l’employé. Par exemple, le compte de GL utilisé pour un développeur peut ne pas être le même que celui d’un consultant.

Nubis fait une écriture additionnelle lorsque le compte de dépenses associé à l’élément de paie qui paie les vacances ne concorde pas au compte générique des vacances. Cette écriture crédite le compte générique pour débiter le compte désigné afin d’affecter le bon compte.

Vous pouvez voir l’écriture comptable de chacune des paies en cliquant sur « Télécharger le rapport GL » du menu « Actions » (disponible à l’étape 4 sur 4 de la paie).

Produisez vos T4 et Relevés 1 à temps!

Vous avez jusqu’au 29 février 2016 pour ce faire et Nubis vous permettra de les produire aisément.

Procédure :

  1. Cliquez sur « Feuillets T4 et Relevés 1 » (du menu Retenues).
  2. Sélectionnez l’année 2015 ainsi que les employés ayant reçu une paie en 2015.
  3. Cliquez sur « Générer le T4 » ou « Générer le R1 ».

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Détails :

Générer le T4
Une fois les T4 générés, Nubis vous propose 3 options:

  • Imprimer

Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les T4 de tous les employés. Chaque page est constituée de deux T4. Prenons l’exemple de 2 employés distincts : Eric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :

  • Première page
    T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
  • Deuxième page
    Deux T4 d’Éric sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
  • Troisième page
    Deux T4 de Sébastien sur lesquels, le numéro de compte de l’employeur est noirci –> copie de l’employé.
  • Quatrième page
    T4 d’Éric et T4 de Sébastien –> copie de l’employeur.
  • Imprimer les cumulatifs

Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un T4, la somme des T4 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le T4 Sommaire si vous ne transmettez pas les T4 électroniquement.

  • Télécharger

Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement en cliquant sur le lien affiché à la page Web en cours et intitulé : portail de l’agence du revenu du Canada

Le fichier généré contient à la fois la copie des T4 à transmettre au gouvernement et le T4 sommaire. Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés et la vôtre, au besoin. Dans l’exemple précédent, il vous suffirait d’imprimer les pages 2 à 4 du fichier PDF généré suite au clic sur le bouton « Imprimer ».

Générer le R1 (Québec)
Une fois les Relevés 1 générés, Nubis vous propose 4 options:

  • Imprimer

Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra les Relevés 1 de tous les employés. Chaque page est constituée d’un seul Relevé 1. Reprenons l’exemple de 2 employés distincts : Éric et Sébastien. Le PDF comprendra 4 pages dont le détail est le suivant :

  • Première page
    Relevé 1 d’Éric –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
  • Deuxième page
    Relevé 1 de Sébastien –> copie à envoyer au gouvernement si la transmission n’est pas électronique.
  • Troisième page
    Relevé 1 d’Éric sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.
  • Quatrième page
    Relevé 1 de Sébastien sur lequel il n’y a pas de code QR, mais plutôt la description de chacune des cases du Relevé 1 –> copie de l’employé.

Copie d’employeur et 2copie pour l’employé
Le Relevé 1 ne comporte aucune copie pour l’employeur. De même, il est prévu que vous imprimiez 2 copies pour chaque employé de manière à ce que, tout comme au T4, l’employé envoie une de ses deux copies au gouvernement lors de la production de son rapport d’impôt et qu’il en conserve une autre pour ses dossiers. Ainsi, vous n’avez qu’à imprimer le PDF 2 fois afin de conserver les premières pages pour vos dossiers et donner 2 copies à vos employés.

  • Imprimer les cumulatifs

Un fichier PDF sera téléchargé et contiendra sur un Relevé 1, la somme des Relevés 1 de tous les employés. Cela vous permettra de remplir le Relevé 1 Sommaire (RLZ-1.S) qui doit être rempli et envoyé au gouvernement par la poste et ce, même si vous transmettez les Relevés 1 électroniquement.

  • Télécharger

Un fichier sera téléchargé que vous pourrez ensuite transmettre au gouvernement

Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur remettre ainsi que remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.

  • Transmettre au gouvernement

Les Relevés 1 seront directement envoyés au gouvernement.
Vous devez tout de même imprimer les copies relatives aux employés pour leur donner ainsi que de remplir manuellement et envoyer le RLZ-1.S au gouvernement.

Transmission électronique
La transmission des T4 et T4 Sommaire ou des Relevés 1 nécessitent une certaine configuration. Celle-ci se trouve à l’onglet « Transfert électronique » de l’écran  Modifier les informations(Configuration à Ma compagnie).
T4

  • NAS du propriétaire #1

Le Numéro d’Assurance Sociale du premier propriétaire. Sert à identifier l’employeur dans le fichier de transfert électronique des T4. Si l’employeur est une société privée sous contrôle ou non constitué en société, inscrivez le NAS du propriétaire #1 ou principal.

  • NAS du propriétaire #2

Le Numéro d’Assurance Sociale du second propriétaire. S’il n’y a qu’un propriétaire, ne rien inscrire dans ce champ.

  • Numéro de transmetteur T4

Lorsque l’ARC recevra votre première soumission T4, elle vous assignera un Numéro du transmetteur. Si c’est la première fois que vous produisez vos T4, entrez MM555555 (MM + 6 cinq).

  • RPA/RPDB numéro d’agrément

Inscrivez le numéro d’agrément de votre RPA et (ou) de votre RPDB accordé par l’ARC. Il figure dans les documents du gouvernement ou dans le texte de votre régime. Il s’agit d’une suite de 7 caractères numériques.

Relevés 1

  • Numéro de préparateur pour le Relevé 1

Le numéro identifiant la personne ou l’entreprise qui a produit et expédié les fichiers de données. Ce numéro est donné par Revenu Québec (la Division de l’acquisition des données électroniques). Si vous n’en avez pas, vous devez remplir le formulaire ED-430 en ligne. Il s’agit des lettres NP et de 6 chiffres.

  • Numéro d’identification de Revenu Québec

Attribué par Revenu Québec, le numéro d’identification contient 10 chiffres. Si vous n’en avez pas, vous pouvez remplir le formulaire LM-1 en ligne pour en obtenir un.

  • Numéro de dossier de Revenu Québec

Il s’agit de 4 chiffres attribués par Revenu Québec avec le numéro d’identification.

  • Premier numéro attribué par Revenu Québec

Ce numéro, composé de 8 chiffres, sert à identifier les relevés qui seront produits.

Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

Numérotation des chèques et dépôts directs

Nubis gère maintenant la numérotation des chèques. Le processus de numérotation incrémente le prochain numéro de chèque disponible chaque fois qu’un numéro de chèque est utilisé par le système. Il est possible d’insérer ou d’ajuster le prochain numéro de chèque à utiliser à l’onglet « Information de paie » de la page Modifier les informations de l’entreprise ainsi qu’à la page Étape 1 de 4 : Calculer la paie. À noter que le processus de numérotation s’applique également à la numérotation des dépôts directs. Pour les dépôts directs, un seul numéro est incrémenté par lot et le prochain numéro peut également être modifié à l’onglet « Informations de dépôt direct » de la page Modifier les informations de l’entreprise.

Les numéros de chèque ou de dépôt direct apparaissent sur le rapport GL et sont transférés à votre système comptable lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Le numéro de chèque apparaît aussi sous le détail de la paie (sous chaque employé) à la section Historique de paie (Par lots ou Employés).

Paiement des vacances sur chaque paie

Nubis offre la possibilité de calculer automatiquement et de payer les vacances sur chaque paie.

Vous devez d’abord créer un élément de paie de la catégorie « Revenu — Vacances par paie » à la section Configuration – Éléments de paie.  Ajouter ensuite cet élément à chacun des employés concernés à partir de la page Employés en cliquant le lien «Éléments de paie».

Au moment de calculer la paie, le montant de type « Revenu – Vacances par paie » sera calculé automatiquement à partir du montant de revenu de la paie courante et du taux de vacances indiqué au dossier de l’employé.  Aucune information d’heures ou de taux ne sera affichée.  Si vous modifiez le revenu de l’employé, veuillez utiliser le bouton «Rafraîchir» afin de recalculer le montant de vacances.

Remarque :  Saviez-vous qu’il est interdit dans certaines provinces de verser les vacances sur chaque paie ?  Veuillez vérifier auprès de la législation concernée.

Affichage des accumulateurs et montants négatifs

Lors de la création ou la modification d’un élément de paie de type « Accumulateur », vous avez maintenant l’option d’afficher ou non les données de cet accumulateur sur le talon de paie en cliquant la case à cocher « Ne pas afficher sur le talon de paie ».  Par défaut, le système imprimera les données de l’accumulateur sur le talon de paie des employés.

À noter que Nubis permet désormais l’entrée de montants négatifs (heure ou monétaire) dans les éléments de paie de type « Accumulateurs » lors de création de la paie.

Savez-vous comment garder votre taux de CSST/CAT à jour?

Si votre compagnie est inscrite auprès de la CSST, vous allez recevoir la « Décision de classification » au courant du mois d’octobre de la part de la CSST.

Dans cette communication, vous recevrez votre prime pour l’année suivante (à compter de janvier 2016).

Pour que cette prime de 2016 devienne effective, il faudra l’inscrire dans la configuration de l’entreprise (onglet CAT/CSST) après avoir fait votre dernière paie de 2015 et avant votre première paie de 2016.

Sachez que vous pouvez modifier votre taux à tout moment via l’onglet CAT/CSST de la configuration de l’entreprise.

Avant de faire vos paies de 2016 :

  1. Sachez que les tables d’impôt 2016 ont été mises à jour automatiquement.
  2. N’oubliez pas de mettre à jour votre taux de CAT/CSST pour 2016 dans la page de configuration de votre entreprise (onglet Taux CAT/CSST).
  3. Durant l’année 2016, contrairement à 2015, nous aurons 52 jeudis (au lieu de 53). Ceci signifie que si vous payez hebdomadairement (ou à toutes les 2 semaines) le jeudi, vous devrez sélectionner la période de paie “52 périodes” (ou “26 périodes”) dans la page de configuration de votre entreprise et/ou de vos employés.

Vous pouvez maintenant faire vos paies pour 2016 !

Bonne année 2016 !

Déclaration des salaires

Chaque année, vous devez remplir une déclaration des salaires pour la Commission des Accidents de Travail de votre province.

  • Si vous êtes au Québec (CSST), vous devez la faire avant le 15 mars.
  • Pour les autres provinces, veuillez vérifier la date limite de déclaration. (Par exemple, c’est le 31 mars pour l’Ontario (WSIB) et le 28 février pour l’Alberta (WCB). Les dates peuvent également être à intervalles réguliers (annuellement, trimestriellement, etc.) comme en Colombie-Britannique (WSBC) et en Nouvelle-Écosse (WCB).)

Nubis vous permet de le faire rapidement grâce à sa fonction « Déclaration des salaire pour la CAT », dans le menu Retenues. (Si vous n’avez qu’un employé, vous pouvez utiliser l’historique de paie par employé et choisir du 1er janvier au 31 décembre)

Une fois le rapport créé, il ne vous reste qu’à vous connecter sur le site Internet de la Commission des Accidents de Travail de votre province afin de transmettre les informations. Vous pouvez également les transmettre en version papier en remplissant le formulaire approprié.

Note : Pour modifier le taux de CAT à payer (habituellement en début d’année), veuillez remplir l’onglet « Taux CAT/CSST » de la page « Modifier les informations » (Configuration -> Ma compagnie -> Modifier les informations). Pour certaines provinces, vous pouvez entrer un taux différent pour chaque unité de classification (que vous attribuez à l’employé dans l’onglet « Imposition provinciale » de la configuration de l’employé).

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec nous par courriel ou par téléphone pendant les heures de bureau.

Nubis, la Paie Professionnellement!

Guide de démarrage

Innovations Nubis est fier de mettre à votre disposition son Guide de démarrage rapide afin de simplifier l’utilisation de son logiciel.

Premièrement, ce guide sert à vous assister à toutes les étapes nécessaires pour produire rapidement et aisément votre première paie, et ce sans erreur.

Ensuite, ce guide vous permettra de vous familiariser avec la navigation dans le logiciel ainsi que sur les fonctionnalités additionnelles qu’il comporte, telles la production des T4, Relevés 1 ou encore, le paiement des retenues à la source.

Cliquez ici pour télécharger dès maintenant votre Guide de démarrage rapide.

Pour toute question, notre équipe est toujours accessible par téléphone et courriel durant nos heures d’ouverture.

Nouveautés pour 2015

Cher client Nubis,

Juste à temps pour la nouvelle année, nous vous annonçons que :

  1. Les tables d’impôts pour 2015 ont été mises à jour automatiquement. Vous pouvez donc commencer à faire vos paies pour 2015.
  2. Les T4 et Relevés 1 seront disponibles en janvier 2015.
  3. **ATTENTION** : Cette année, le 1er janvier tombe un jeudi. Ceci implique qu’il y aura une période supplémentaire pour la majorité des employés. Si vous faites la paie à toutes les semaines ou à toutes les 2 semaines et que vous versez une paie le jeudi 1er janvier 2015, vous pouvez modifier la période de paie de votre compagnie dans Nubis à l’onglet Informations de paie de l’écran Compagnie (Configuration -> Ma compagnie -> Modifier les informations).  Vous devrez alors choisir 53 ou 27 périodes de paie (selon si vous versez la paie à toutes les semaines ou à toutes les 2 semaines). Si quelques-uns de vos employés n’étaient pas payés à la même fréquence, vous devrez également modifier leurs dossiers respectifs.
  4. Notre Guide de démarrage Nubis est maintenant disponible facilement sur nubis.ca ou en cliquant ici.

Finalement, nous vous rappelons que nous serons fermés du 24 décembre midi au 28 décembre 2014 et du 31 décembre 2014 midi au 4 janvier 2015 pour le temps des fêtes.

Joyeuses fêtes à tous!

L’équipe d’Innovations Nubis
Nubis, La Paie Professionnellement !