La gestion de la paie est un processus essentiel pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. Pourtant, cette tâche peut rapidement devenir complexe, en raison des règles fiscales et des réglementations qui varient selon les provinces ou les pays. Pour simplifier ce processus, de nombreuses entreprises choisissent de faire appel à des fournisseurs spécialisés dans la gestion de la paie. Mais avec tant d’options disponibles sur le marché, comment choisir le bon fournisseur pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise?

Dans ce blogue, nous vous présentons les critères clés à prendre en compte pour choisir le fournisseur de gestion de paie le mieux adapté à vos besoins.

1. Comprendre les besoins de votre entreprise
Avant de commencer à évaluer les différents fournisseurs de paie, il est essentiel de bien comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques questions à vous poser :

• Quelle est la taille de votre entreprise et combien d’employés gérez-vous?
• Vos employés sont-ils répartis dans plusieurs provinces ou pays, ce qui nécessiterait une gestion plus complexe des impôts et des cotisations?
• Avez-vous des travailleurs indépendants ou des employés à temps partiel avec des contrats de travail particuliers?
• Souhaitez-vous des services supplémentaires, comme la gestion des avantages sociaux, des relevés d’emploi (ROE), ou des formulaires fiscaux (T4, Relevé 1)?

La réponse à ces questions vous aidera à mieux identifier les fonctionnalités indispensables pour votre système de paie.

2. Vérifier la conformité légale
L’un des aspects les plus importants de la gestion de la paie est la conformité aux lois fiscales et aux réglementations du travail. Votre fournisseur de services doit être à jour sur les lois en vigueur dans les juridictions où vous employez du personnel. Un fournisseur fiable doit être capable de :

• Calculer correctement les retenues à la source, les impôts et les cotisations sociales.
• Gérer les obligations légales liées aux déclarations d’impôts (T4, Relevé 1, etc.).
• Produire des relevés d’emploi en cas de fin d’emploi.

Assurez-vous que le fournisseur de paie que vous choisissez est conforme aux exigences fiscales de l’Agence du revenu du Canada (ARC), de Revenu Québec et de tout autre organisme réglementaire pertinent.

3. Facilité d’utilisation
Un bon logiciel ou service de gestion de la paie doit être intuitif et facile à utiliser. Cela est particulièrement important si vous n’avez pas un service RH ou comptable dédié. L’interface doit vous permettre de :

• Ajouter et modifier facilement des informations sur les employés.
• Automatiser les processus répétitifs comme le calcul des salaires, les déductions fiscales et les transferts bancaires.
• Générer des rapports détaillés sur les paies, les impôts et les coûts de main-d’œuvre.

Optez pour une solution qui propose une démo ou un essai gratuit pour tester sa facilité d’utilisation avant de vous engager.

4. Fonctionnalités et Services proposés
Les besoins en gestion de la paie varient d’une entreprise à l’autre. Il est donc important de choisir un fournisseur qui offre les fonctionnalités et les services dont vous avez réellement besoin. Voici quelques fonctionnalités courantes à prendre en compte :

• Automatisation des paiements : La possibilité de planifier et d’automatiser les paiements à vos employés.
• Gestion des avantages sociaux : Intégrer des services de gestion des régimes d’assurance et de retraite.
• Production des formulaires fiscaux : Génération des T4, Relevé 1, et autres formulaires requis.
• Portail employé : Permettre à vos employés de consulter leurs fiches de paie, de télécharger leurs relevés fiscaux et de gérer leurs informations personnelles.
• Support client : Optez pour un fournisseur qui propose une assistance clientèle réactive et multilingue, surtout si vous gérez des équipes dans plusieurs régions.

5. Coût et Structure tarifaire
Le coût est évidemment un critère déterminant. Les fournisseurs de gestion de la paie offrent différentes structures tarifaires. Certaines plateformes facturent un montant fixe par mois, tandis que d’autres facturent par employé ou par paie traitée. Il est important de comprendre exactement ce qui est inclus dans le prix, et s’il y a des coûts supplémentaires pour des services comme les relevés d’emploi, les T4 ou les rapports de fin d’année.

Demandez des devis personnalisés en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise, et comparez les offres pour voir quel fournisseur offre le meilleur rapport qualité-prix.

6. Sécurité des données
La paie implique le traitement de données sensibles, notamment des informations bancaires, des numéros d’assurance sociale et des détails fiscaux. Assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez dispose de protocoles de sécurité robustes pour protéger ces données. Cela inclut le cryptage des données, la gestion des accès et des sauvegardes régulières.

La sécurité des informations de vos employés et de votre entreprise doit être une priorité absolue.

7. Intégrations avec vos systèmes existants**
Si votre entreprise utilise déjà des systèmes de gestion des ressources humaines, de comptabilité ou de gestion des projets, il est crucial de choisir un fournisseur de paie capable de s’intégrer avec ces outils. L’intégration permet de centraliser les informations et d’éviter les doubles saisies de données.

Vérifiez si le fournisseur offre des intégrations avec des logiciels comme QuickBooks, Xero, ou des plateformes RH comme BambooHR ou ADP.

8. Réputation et avis des utilisateurs
Enfin, effectuez des recherches sur la réputation du fournisseur de paie que vous envisagez. Consultez les avis d’autres entreprises, regardez les témoignages, et demandez des références si nécessaire. Un fournisseur avec une bonne réputation offrira une meilleure tranquillité d’esprit.

Conclusion
Le choix d’un fournisseur de gestion de la paie est une décision cruciale pour la fluidité des opérations de votre entreprise. En tenant compte de facteurs tels que vos besoins spécifiques, la conformité légale, la facilité d’utilisation, et le coût, vous pouvez faire un choix éclairé qui optimisera la gestion de la paie tout en réduisant les erreurs et les risques.

Prenez le temps d’évaluer vos options et de poser les bonnes questions, car une gestion efficace de la paie contribue directement à la satisfaction de vos employés et à la santé financière de votre entreprise.

Prêt à simplifier la gestion de votre paie? Découvrez comment Innovations Nubis peut vous aider à automatiser et faciliter vos processus de paie dès aujourd’hui !

Gérer la paie d’une entreprise est une tâche essentielle, mais qui peut rapidement devenir coûteuse et complexe. Pendant des décennies, les entreprises ont fait appel à des comptables pour assurer une gestion précise de la paie. Cependant, avec l’avènement des logiciels de paie en ligne comme Nubis, une nouvelle ère de simplification et d’efficacité s’ouvre à elles. Alors, qu’est-ce qui rend Nubis si attrayant par rapport à un comptable traditionnel ? Nous le découvrirons ensemble dans les points suivants.


1. Réduction des coûts
Faire appel à un comptable, surtout pour les petites entreprises, peut représenter un investissement financier important. En effet, les frais peuvent s’accumuler rapidement, notamment si l’entreprise doit traiter un grand nombre d’employés ou si des ajustements constants sont nécessaires.

Nubis, en revanche, propose des plans tarifaires flexibles, adaptés à la taille et aux besoins de chaque entreprise. En tant que solution en ligne, il élimine les frais imprévus ou les services additionnels coûteux, vous permettant ainsi de contrôler votre budget avec transparence. En clair, Nubis vous offre une gestion professionnelle de la paie à une fraction du coût.


2. Automatisation et gain de temps
L’un des grands avantages de Nubis réside dans son principe d’automatisation. Contrairement à un comptable qui doit effectuer manuellement chaque tâche de paie, Nubis gère automatiquement des aspects essentiels, tels que :

• Les mises à jour des taux d’imposition,
• Le calcul des déductions salariales,
• L’émission des relevés de paie par moyens électroniques.

Ces processus automatiques non seulement minimisent les erreurs, mais aussi accélèrent considérablement la gestion de la paie. Vous pouvez effectuer en quelques clics ce qui prendrait des heures à un comptable, tout en réduisant les risques d’erreurs humaines.


3. Accès en temps réel et contrôle total
Avec un comptable, il peut être difficile d’avoir accès à vos données de paie immédiatement ou d’effectuer des ajustements en temps réel. Il vous faudra souvent attendre des réponses par téléphone ou par courriel, ce qui peut entraîner des retards dans la gestion de la paie.

Avec Nubis, tout est à portée de main via une plateforme accessible en ligne. Vous pouvez consulter vos données à tout moment, modifier les informations des employés, générer des rapports financiers instantanément, et même accéder à des analyses détaillées. Ce niveau de contrôle en temps réel est impossible à atteindre avec un comptable traditionnel.


4. Conformité légale et tranquillité d’esprit
La gestion de la paie ne se limite pas à verser des salaires ; elle implique également la conformité aux lois fiscales et aux régulations en vigueur. Cela peut être complexe, surtout si vous n’êtes pas expert en fiscalité. Un comptable peut vous offrir ce service, mais cela peut devenir coûteux en fonction de la complexité des changements législatifs.

Nubis, quant à lui, s’assure que votre paie est toujours conforme aux dernières réglementations grâce à des mises à jour automatiques des tables fiscales et des déductions. Cela signifie que vous n’avez plus à vous soucier de rester informé des dernières lois — Nubis le fait pour vous.


5. Sécurité des données renforcée
Les données salariales sont sensibles et doivent être protégées à tout prix. Nubis offre des normes de sécurité des données parmi les plus strictes sur le marché, telles que le cryptage des informations, afin de garantir que vos données financières et personnelles demeurent confidentielles. Contrairement à la manipulation manuelle des informations par un comptable, un système en ligne sécurisé comme Nubis est moins susceptible de causer des erreurs humaines ou de fuites accidentelles de données.


6. Intégration facile avec vos systèmes existants
Nubis s’intègre facilement avec les principaux logiciels de comptabilité. Cela signifie que vous pouvez synchroniser sans effort vos données salariales avec vos comptes financiers, ce qui réduit le risque d’erreurs et simplifie la gestion globale de votre entreprise. Les comptables peuvent également travailler avec ces systèmes, mais Nubis offre une fluidité et une rapidité d’intégration que peu de professionnels humains peuvent égaler.

Conclusion : Nubis, la solution moderne pour les entreprises

En conclusion, Nubis offre aux entreprises une alternative abordable, rapide et fiable à l’externalisation de la paie auprès d’un comptable. Avec sa flexibilité tarifaire, son automatisation avancée, sa conformité légale automatique et sa sécurité des données renforcée, Nubis s’impose comme la solution idéale pour les entreprises cherchant à simplifier leur gestion de paie tout en réduisant leurs coûts.

Si vous cherchez une solution moderne, efficace et intuitive pour gérer la paie de votre entreprise, Nubis est l’outil qu’il vous faut.

Chez Nubis, nous soulignons l’importance de la satisfaction de nos présents et futurs clients. Nous avons donc les outils pour vous aider en cas de problème ou pour répondre à des questions. Voici nos différentes méthodes de contact :

• Par téléphone : Vous pouvez nous contacter au 514.868.2224 ou 1.877.460.2224.
• Par clavardage : Vous pouvez accéder à notre système de clavardage sur notre site principal ou sur notre application en cliquant la bulle de clavardage en bas à droite sur votre Navigateur web et un technicien va vous répondre dès que possible.
• Par courriel : Vous pouvez nous envoyer un courriel pour les questions moins urgentes à partir de l’adresse support@nubis.ca et nous vous répondrons dès que possible!
• Nous pouvons aussi vous assister à distance avec notre système d’assistance à distance LogMeIn. Vous pouvez trouver le lien dans le pied de page de notre application web : Aide en direct (LogMeIn). Nous vous générerons un code, que vous devez entrer dans la page web, et cliquer sur « Lancer le téléchargement » Une petite application sera téléchargée, que vous devez exécuter afin que le technicien puisse assister à la session à distance. Nous faisons cela seulement lors d’appels téléphoniques demandant plus d’investigation technique, ou pour vous guider dans la configuration de votre nouvelle compagnie.
• Guide de démarrage rapide : Notre guide est un excellent outil pour ceux qui commencent la configuration de leur compagnie. Il fournit une explication générale du logiciel sur la configuration de base (Compagnie, éléments de paie, etc.). Vous pouvez trouver notre guide dans le pied de page de notre application web, ou dans la section soutien de notre page web.

Nubis, le logiciel de paie canadienne rapide, simple et abordable !

« Les fonds de solidarité FTQ est le plus grand réseau d’investissement en capital de développement au Québec. » Site officiel de la FTQ

Faits saillants concernant la FTQ :

• Fédération des travailleurs et travailleuses du Québec
• Fondée en 1983
• A comme but d’investir dans le développement durable, encourager l’épargne-retraite et accompagner des entreprises de tous les secteurs d’activité dans toutes les régions afin de contribuer à la croissance socio-économique du Québec
• Finance aussi dans les projets d’entreprise

Ces fonds offre une épargne de 30% sur les crédits d’impôt (15% au niveau provincial et 15% au niveau fédéral).
En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de payer la cotisation FTQ pour votre employé, ou de faire en sorte que l’employé la paie à chaque paie.

Éléments de paie FTQ dans Nubis
Dans le cas où vous payez la cotisation pour FTQ pour votre employé, vous devez créer un avantage avec l’élément de paie « Avantage – Contribution employeur au Fonds de solidarité FTQ » et l’assigner à l’employé bénéficiant de la cotisation FTQ.

Pour les retenues, il y a seulement les impôts du Québec et du Canada; les écritures seront dans les cases 14 et 40 du T4 et les cases A et L du R1. Sinon, vous créez une déduction avec l’élément de paie « Déduction – Fonds de solidarité FTQ ».

Pour les retenues, il y a seulement les impôts du Québec et du Canada et aucune écriture dans les rapports d’impôt.

Nubis offre la possibilité de calculer automatiquement et de payer les vacances sur chaque paie.

Vous devez d’abord créer un élément de paie de la catégorie « Revenu — Vacances par paie » à la section Configuration – Éléments de paie. Ajouter ensuite cet élément à chacun des employés concernés à partir de la page Employés en cliquant le lien «Éléments de paie».

Au moment de calculer la paie, le montant de type « Revenu – Vacances par paie » sera calculé automatiquement à partir du montant de revenu de la paie courante et du taux de vacances indiqué au dossier de l’employé. Aucune information d’heures ou de taux ne sera affichée. Si vous modifiez le revenu de l’employé, veuillez utiliser le bouton «Rafraîchir» afin de recalculer le montant de vacances.

Remarque : Saviez-vous qu’il est interdit dans certaines provinces de verser les vacances sur chaque paie ? Veuillez vérifier auprès de la législation concernée.